Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

M Sähkö Oy (toiminimi M Talotekniikka Oy)
Y-tunnus: 3178502-3
Öljytie 2, 37150 Nokia
Puhelin: 041 312 7714
Sähköposti: info@mtalotekniikka.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Tarjouspyyntöjen ja yhteydenottojen käsittely, soittoaikojen sopiminen ja niistä muistuttaminen
• Tarjousten, tilausten ja lisätöiden hyväksyntöjen käsittely
• Asiakassuhteen hoitaminen ja palvelujen tuottaminen (työn aikataulutus, toteutus ja dokumentointi)
• Laskutus (myös verkkolaskut), maksujen seuranta ja kirjanpito
• Lakisääteiset velvoitteet, kuten rakentamisalan ilmoitukset Verohallinnolle ja työaikakirjanpito
• Palautteen ja arvostelujen pyytäminen tehdyn työn jälkeen
• Markkinointiviestintä (vain suostumuksella)
• Verkkosivuston analytiikka ja kehittäminen

3. Käsittelyn oikeusperuste

• Sopimus: Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
• Suostumus: Markkinointiviestinnän osalta käsittely perustuu suostumukseen.
• Lakisääteinen velvoite: Laskutus- ja kirjanpitotiedot, arvonlisäverotus, rakentamisalan ilmoitukset sekä työaikakirjanpito.
• Oikeutettu etu: Verkkosivuston analytiikka, asiakaspalveluviestit (esim. soittoaika- ja käyntimuistutukset, palautepyyntö), tarjouspyyntöjen käsittelyn tehostaminen sekä oikeudellisten vaatimusten laatiminen ja puolustaminen (esim. takuu- ja virhevastuuasiat).

4. Kerättävät tiedot

Keräämme seuraavia tietoja:

• Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite (yhteydenottolomake, sähköposti, puhelu)
• Osoite ja kohteen tiedot (tarjouspyynnön yhteydessä)
• Yritysasiakkailta Y-tunnus, ALV-tunniste ja verkkolaskuosoite
• Tarjous-, tilaus- ja laskutustiedot sekä maksut
• Hyväksyntöjen ja peruutusten tiedot (nimi, aika ja IP-osoite)
• Työn tiedot: aikataulu, tehdyt työt, käytetyt tarvikkeet ja työmaalla otetut kuvat
• Verkkosivuston käyttötiedot (Google Analytics 4)
• Evästeisiin liittyvät tekniset tiedot

5. Tietojen luovutus ja siirto

Emme myy tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Kirjanpitäjälle lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Viranomaisille lakisääteisten velvollisuuksien perusteella
• Palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme (henkilötietojen käsittelijät):
  • Cloudflare – verkkosivuston, lomakkeen ja asiakashallintajärjestelmän palvelimet ja tietokanta
  • Resend – sähköpostien lähetys
  • Anthropic – tarjouspyynnön tekstin automaattinen tulkinta (tietoja ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen)
  • Maventa (Visma) – verkkolaskujen välitys
  • GatewayAPI – tekstiviestien lähetys
  • Fastmail – yrityksen sähköpostipalvelu
  • Google – verkkosivuston analytiikka

Osa palveluntarjoajista sijaitsee tai käsittelee tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella (esim. Yhdysvalloissa). Tällöin siirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen.

6. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Laskut, tilaukset ja niihin liittyvä kirjeenvaihto: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta tilikauden päättymisestä
• Työn tiedot (esim. kuvat, pöytäkirjat): takuu- ja virhevastuun ajan, enintään 10 vuotta työn valmistumisesta
• Työaikakirjanpito ja rakentamisilmoitusten tiedot: 6 vuotta
• Tarjouspyynnöt, joista ei syntynyt kauppaa: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
• Roskapostiksi tunnistetut viestit: 30 päivää

Yhteydenotto- ja tarjouslomakkeilla lähetetyt tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postinumero, viesti, valittu palvelu sekä sivu ja lähde, josta lomake lähetettiin) välitetään meille sähköpostilla ja tallennetaan lomakepalvelun tietokantaan Cloudflaren palvelussa. Tallennetut tiedot poistuvat automaattisesti 12 kuukauden kuluttua. Automaattisesti roskapostiksi tunnistetut lähetykset tallennetaan merkittyinä ja poistuvat 30 päivän kuluttua. IP-osoitetta käytetään roskapostin tunnistamiseen, mutta sitä ei tallenneta. Lomakkeeseen liitetyt kuvat välitetään vain sähköpostiin, eikä niitä tallenneta lomakepalveluun.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Saada tietää, mitä henkilötietoja sinusta on kerätty
• Pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
• Vastustaa tietojen käsittelyä tai rajoittaa sitä
• Siirtää tiedot toiseen palveluun (tietojen siirrettävyys)
• Peruuttaa antamasi suostumus
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi)

8. Evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuston toiminnallisuuden ja analytiikan varmistamiseksi. Google Analytics 4 kerää anonymisoitua tietoa sivuston käytöstä. Voit hallita evästeasetuksia selaimesi asetuksista.

9. Tietoturva

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sivustomme käyttää HTTPS-salausta, ja pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivustollamme.

11. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
info@mtalotekniikka.fi
041 312 7714